Verwerkersovereenkomst

1. Partijen en definities

Deze verwerkersovereenkomst (hierna: Overeenkomst) maakt deel uit van de commerciële relatie tussen:

• Verwerkingsverantwoordelijke (Opdrachtgever): de zakelijke klant die persoonsgegevens aanlevert of laat opnemen en het doel en de middelen voor die verwerking bepaalt;
• Verwerker: Ocularniva B.V., Kinkerstraat 127, 1053 EJ Amsterdam, KvK 95735474, vertegenwoordigd door Maarten de Vries (hierna: Ocularniva).

Persoonsgegevens: alle informatie over geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke personen die Ocularniva in opdracht van Opdrachtgever verwerkt, zoals stemopnames, namen van podcastgasten, contactgegevens van artiesten of foto’s van sessies.

Verwerking: elke handeling met persoonsgegevens, waaronder opnemen, opslaan, mixen, leveren en verwijderen binnen 9 maanden na de laatste relevante sessie, tenzij de algemene voorwaarden of een offerte anders bepalen.

2. Onderwerp en duur

Ocularniva verwerkt persoonsgegevens uitsluitend om studio- en postproductiediensten uit te voeren die Opdrachtgever heeft besteld, zoals Podcastopname, Duo- en ensembleopname of Mixing (online).

De duur loopt van de acceptatie van de offerte tot verwijdering of teruggave van gegevens na afronding, met uitzondering van gegevens die wij op grond van fiscale wetgeving langer moeten bewaren (maximaal 7 jaar voor administratie).

3. Aard en doel van verwerking

Typische verwerkingen:

• plannen van sessies en communiceren met door Opdrachtgever aangedragen contactpersonen;
• technische opname, edit, mix of mastering van audio (en eventueel video indien apart overeengekomen);
• veilig opslaan op systemen bij TransIP B.V. en in de studio tot het einde van het archiefvenster;
• leveren van bestanden via afgesproken kanalen (download, fysieke drager).

Ocularniva gebruikt opnames niet voor eigen marketing, statistieken of training van kunstmatige-intelligentiemodellen.

4. Categorieën betrokkenen en gegevens

Opdrachtgever bepaalt welke personen worden betrokken. Veelvoorkomende categorieën:

Bijzondere categorieën gegevens verwerken wij niet op verzoek van Opdrachtgever, tenzij strikt noodzakelijk en met geldige rechtsgrond en instructies van Opdrachtgever.

5. Verplichtingen van Ocularniva als verwerker

1. Alleen verwerken op gedocumenteerde instructies van Opdrachtgever, behoudens wettelijke verplichting.
2. Vertrouwelijkheid voor personeel en ingehuurde engineers (team op over ons).
3. Passende technische en organisatorische maatregelen, in lijn met onze beveiligingsparagraaf.
4. Opdrachtgever onverwijld informeren bij vermoeden van datalek, met details voor melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens.
5. Bijstand bij verzoeken van betrokkenen, voor zover wij de gegevens beheren; leidende rol blijft bij Opdrachtgever.
6. Verwijderen of retourneren van persoonsgegevens na afloop, behoudens wettelijke bewaarplicht.

6. Verplichtingen van Opdrachtgever

Opdrachtgever garandeert een geldige rechtsgrond voor verwerking (bijvoorbeeld toestemming of gerechtvaardigd belang met transparante informatie aan gasten). Opdrachtgever informeert betrokkenen via eigen privacy-informatie waar nodig.

Opdrachtgever levert geen gegevens aan die wij niet nodig hebben voor de opdracht. Voor minderjarigen onder 16 jaar regelt Opdrachtgever toestemming van ouder of voogd.

Opdrachtgever respecteert intellectuele-eigendoms- en portretrechtafspraken in de algemene voorwaarden en in offertes.

7. Subverwerkers

Opdrachtgever machtigt Ocularniva om de volgende subverwerkers in te zetten:

• TransIP B.V. — hosting van ocularniva.click en gerelateerde opslag in Nederland;
• FormSubmit (Verenigde Staten) — doorsturen van contactformulieren wanneer Opdrachtgever via de website communiceert;
• boekhouder en bank — alleen voor facturatie- en betalingsgegevens van Opdrachtgever.

Ocularniva sluit met subverwerkers contracten conform artikel 28 AVG. Bij voorgenomen wijziging in subverwerkers informeren wij Opdrachtgever vooraf, zodat bezwaar mogelijk is.

8. Doorgifte buiten de EER

Primair verwerken wij in Nederland en de EU. Doorgifte via FormSubmit kan plaatsvinden naar de VS; wij passen passende waarborgen toe zoals beschreven in onze privacyverklaring. Opdrachtgever kan alternatieve contactkanalen ([email protected], 020 737 2841) gebruiken om die route te vermijden.

9. Audits en informatie

Opdrachtgever mag, na redelijke kennisgeving, relevante informatie opvragen over naleving van deze Overeenkomst. On-site audits zijn beperkt tot wat redelijk is voor de omvang van de opdracht en zonder verstoring van andere klanten in de studio; vertrouwelijke gegevens van andere opdrachtgevers blijven beschermd.

10. Aansprakelijkheid en beëindiging

Aansprakelijkheid tussen partijen volgt de algemene voorwaarden en het toepasselijke recht. Bij beëindiging van de dienstverlening verwijdert Ocularniva persoonsgegevens binnen redelijke termijn, tenzij Opdrachtgever schriftelijk verlenging van archief vraagt binnen het maximum van 9 maanden.

Op verzoek leveren wij een kopie van beschikbare persoonsgegevens in gangbaar formaat voordat verwijdering plaatsvindt.

11. Toepasselijk recht

Op deze Overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Amsterdam, onverminderd dwingend consumentenrecht wanneer een natuurlijke persoon partij is.

Vragen over deze tekst: [email protected]. Model geldt per 7 oktober 2026; updates op 7 oktober 2026.